1、????????? 目的
本程序規(guī)定了環(huán)境體系文件的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、使用、評(píng)審、修改、保管及銷毀的方法。使體系文件處于受控姿態(tài)，以保證其有效性、持續(xù)適用性。
2、????????? 范圍
本公司環(huán)境體系有關(guān)的文件。
3、????????? 職責(zé)
3.1?????? 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織體系文件的編寫、評(píng)審、修改、發(fā)放、回收等管理工作。
3.2?????? 環(huán)境手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。
3.3?????? 每三層文件有相關(guān)部門編寫，環(huán)境管理者代表批準(zhǔn)實(shí)施。
4、????????? 工作程序
4.1?????? 編寫：
4.1.1??????????? 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件的編寫工作。
4.1.2??????????? 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)編寫第三層文件，技術(shù)部負(fù)責(zé)政策法規(guī)的獲取。
4.2?????? 批準(zhǔn)：
4.2.1??????????? 環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2.2??????????? 第三層文件由管理者代表批準(zhǔn)。
4.3?????? 發(fā)行回收與使用
4.3.1??????????? 環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件發(fā)行由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，第三層文件發(fā)行由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)。
受控文件發(fā)放加蓋“受控章”，并有統(tǒng)一編號(hào)，發(fā)放要有發(fā)放簽收記錄。
4.3.2??????????? 編號(hào)：環(huán)境管理手冊(cè)按照
程序文件發(fā)放按
第三層文件按
政策法規(guī)按
4.3.3??????????? “受控”文件發(fā)放范圍為公司內(nèi)部。
“不受控”文件發(fā)放范圍評(píng)審機(jī)構(gòu)。
4.3.4??????????? 各部門現(xiàn)場(chǎng)使用的文件必須有“受控”標(biāo)記的有效版本。
4.3.5??????????? 發(fā)行新文件同時(shí)，回收舊版本，（若對(duì)于法律或積累知識(shí)需要而保留舊文件，應(yīng)注明“作廢”、“回收保留”等方式明確標(biāo)識(shí)以區(qū)別。
4.4?????? 評(píng)審、更改：
4.4.1??????????? 每年底由總經(jīng)辦組織對(duì)文件評(píng)審，原編寫部門按評(píng)審結(jié)論進(jìn)行修改，并按原審批。
4.4.2??????????? 管理評(píng)審對(duì)文件提出修改意見要求時(shí)，原文件編制部門按原程序修改。
4.4.3??????????? 原文件編寫部門有修改要求時(shí)，可以組織修改，按原審批程序?qū)徟ó?dāng)使用者有修改要求時(shí)，可以向原編寫部門申請(qǐng)。
4.4.4??????????? 更改方式：
修改內(nèi)容以文件變更通知單的方式通知原文件持有部門。
變更內(nèi)容大時(shí)更換版本。
4.5?????? 文件保管
4.5.1??????????? 環(huán)境管理手冊(cè)、程序文件接收者保管，第三層文件原稿由發(fā)放部門保管，法規(guī)原稿由獲取部門保管，以上保管期限為長(zhǎng)期。
4.5.2??????????? 各使用現(xiàn)場(chǎng)，受控文件，由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人保管。
4.5.3??????????? 受控文件原稿保管部門必須建立本部門的發(fā)放受控文件目錄或一覽表。
4.6?????? 舊版本受控文件銷毀
4.6.1??????????? 因更換版本，從現(xiàn)場(chǎng)回收的受控文件，由回收部門立即銷毀。
4.6.2??????????? 更換版本后，舊版本的原稿由保管部門保存一年后銷毀。
4.6.3??????????? 方式：打碎或焚燒。
5、????????? 相關(guān)文件
5.1文件發(fā)放登記記錄
